Реализация программы предотвращения потерь

Хорошая программа рассчитана на длительный период и состоит из нескольких блоков. Первый шаг в предотвращении потерь — это знание. Если и работники и управляющий персонал знают о том, где их действия могут повлечь за собой убытки для магазина, — основа успешной программы заложена.

Теперь им надо изучить проблему, попробовать найти слабые стороны в организации работы своего магазина. Для знающих специалистов это не составит труда.

Следующий блок программы предотвращения потерь — обновление. Отслеживая результаты внедрения каждого из составляющих звеньев программы, можно оценить, какую отдачу вы получаете от этого. Основываясь на полученной информации, вы будете постоянно пересматривать используемые меры и изменять те, которые недостаточно эффективны.

Результатом всех ваших усилий будет успех. Не к нему ли вы стремитесь, управляя магазином? А раз так, значит, ваши усилия оказались ненапрасными.

Составляющие эффективной программы предотвращения потерь

Подведем итог и коротко рассмотрим элементы успешной программы предотвращения потерь.

1. Воруют работники

Персонал магазина

а)  Нанимайте хороших работников. Проверяйте характеристики всех будущих работников. Задавайте профессиональные вопросы и помните о возможных пробелах в послужном списке нанимаемого. Проводите предварительный письменный тест на честность, он позволит выявить людей, которые могут оказаться недобросовестными (результаты сравниваются с базой данных, затем дается рекомендация, следует нанимать этого человека или нет). Каждый новый работник должен подписывать так называемое обязательство честности.

б)  Направления работы. Разработайте планы и процедуры для всех операций магазина. В первую очередь нужно составить так называемые правила поведения работников. В них объясняется, что требуется от работника в каждой конкретной ситуации. Все сотрудники должны дать подписку о том, что ознакомились с правилами и поняли их содержание.

в)  Повышение квалификации. Составьте программу обучения работников магазина способам предотвращения потерь. Проводите регулярные собрания, на которых знакомьте свой персонал с последними достижениями в этой области. Сообщайте работникам о применяемой программе предотвращения потерь и результатах выборочных проверок. Люди должны знать о том, какие убытки терпит магазин и какие меры принимаются по их устранению.

г)  Вознаграждение. Разработайте систему вознаграждений работников за предотвращение возможных убытков. Сумма вознаграждения может быть различной — от выплаты определенного процента от потенциального убытка до назначения специальных баллов, за которые впоследствии можно будет получить некоторые товары. Для каждого магазина возможна своя система поощрений.

д)  Информационная связь. В крупных компаниях следует выделить бесплатные телефонные номера, по которым работники могут сообщать о различных подозрительных происшествиях. Целесообразно внедрить анонимную почту, с помощью которой сотрудники будут высказывать свои пожелания.

Касса

а)  Назначьте кассиров. В течение смены на каждом кассовом аппарате должен работать только один кассир. В конце смены он обязан подводить баланс.

б)  Считайте и контролируйте. Кассир должен подсчитывать остаток денежных средств в кассе на конец смены, а ответственный менеджер определять, каким должен был быть кассовый баланс.

в)  Запись сделок. Регистрируйте все сделки в кассовом аппарате по мере их совершения. Запрограммируйте кассовый аппарат так, чтобы денежный ящик закрывался в перерыве между сделками.

г)  Аннулирования. Записывайте каждую аннулированную сделку на отдельном бланке или в журнале, требуйте их заверения у ответственных работников. Товар, полученный при отмене сделки, должен возвращаться на прилавки только работниками администрации.

д)  Несостоявшиеся сделки. Регистрируйте все несостоявшиеся сделки в специальном журнале за подписью кассира с указанием его фамилии, номера сделки и причины, по которой она не состоялась.

е)  Возвраты товара. Производите все выплаты денег за возвращенные товары только через кассовый аппарат с заполнением соответствующего бланка.

ж) Чеки. Выдавайте каждому покупателю кассовый или товарный чек.

з)  Посторонние предметы. Не разрешайте работникам держать возле кассы какие-либо посторонние предметы — кусочки бумаги, спички, кнопки и так далее. То же самое относится к калькуляторам и другим счетным устройствам. Наличные деньги должны храниться в соответствующих отсеках денежного ящика.

Товар

а)  Стоянка для работников. Сотрудники магазина должны ставить свои автомобили на отдельной стоянке, которая находится достаточно далеко от выходов из магазина.

б)  Вход работников. Требуйте, чтобы все служащие по прибытии на работу входили в магазин через специальную дверь и через нее же выходили в конце смены.

в)  Мусор. Установите порядок выноса мусора в течение рабочего дня и следите, чтобы он соблюдался. Не разрешайте служащим выносить мусор из магазина перед

обедом или в конце смены. Пользуйтесь прозрачными мешками.

г)  Шкафчики. Выделите в раздевалке работникам отдельные шкафчики для одежды, находящиеся на достаточном удалении от мест хранения товара. Не разрешайте сотрудникам приносить какие-либо сумки и пакеты в торговый зал или в места проведения расчетов.

д)  Покупки. Не разрешайте работникам оформлять свои собственные покупки.

2. Воруют покупатели

Товар

а)  Открытые коробки. Проверяйте содержимое незапечатанных коробок в торговом зале, чтобы убедиться, что товар не был заменен или украден.

б)  Этикетки и ценники. Проверяйте занесенные в компьютер данные о товарах и ценах на них. Используйте этикетки, которые деформируются при попытке их отделения. Следите, чтобы этикетки не наклеивались на товар в таких местах, где их можно заменить на похожие от другого товара (например, на крышках).

в)  Вешалки для одежды. Располагайте их в разных направлениях, чтобы вор не мог сразу схватить несколько предметов и убежать.

г)  Примерочные кабины. Ограничивайте число предметов, которые покупатель может взять в примерочную.

д)  Сумки для товара. Используйте прозрачные или полупрозрачные сумки и пакеты.

е)  Безопасность. Пользуйтесь специальными зеркалами, видеокамерами и электронными системами контроля.

ж) Тележки. Проверяйте пространство на дне магазинных тележек, позади крупных предметов и между ними.

з)  Этикет-пистолеты. Требуйте, чтобы этикет-пистолеты возвращались в офис, когда ими не пользуются.

Мошенничество

а)  Выплаты за возврат товара. Регистрируйте все выплаты с помощью пронумерованных бланков с указанием фамилии, адреса и номера телефона покупателя. В бланке также указывается причина возврата, дата и номер первоначальной сделки.

б)  Подтверждения. Менеджеры магазина обязаны периодически проверять выплаты денег за возвращенный товар. Перед выплатой денег каждый возврат должен быть санкционирован администрацией.

3. Хищения со стороны поставщиков

Приемка

а)  Приемка. Проверяйте соответствие доставленного товара заказанному. Особенно внимательно следите за неполными и частичными поставками;

б)  Место для приема товара. Принимайте товар только в специально отведенном для этого месте и Не оставляйте без присмотра водителей.

в)  Складирование. Не разрешайте водителям и торговым представителям самим раскладывать товар на полках. Это должны делать работники магазина.

Документация

а)  Закупки. Записывайте информацию обо всех закупках на пронумерованных бланках. Все заказы должны заверяться уполномоченными работниками магазина.

б)  Товаросопроводительные документы. Сравнивайте данные, указанные в документах поставщика, с реально полученным товаром.

в)  Журнал приема товаров. Ведите журнал приема товара, в котором регистрируйте каждую доставку, определите поставщикам специальные часы для завоза товара.

г) Возвраты. Регистрируйте возвраты товара поставщику и обмены на специальном бланке.

4. Ошибки

Ведение документации

а)  Касса. Сравнивайте количество выбранного покупателем товара и данные, введенные в кассовый аппарат.

б)  Поврежденный товар. Должна существовать процедура регистрации и списания поврежденного товара. Это также относится к изделиям, используемым в самом магазине.

в)  Повышения/понижения цен. Записывайте каждое повышение и понижение цены на товары, чтобы внести соответствующие изменения в расчет недостачи.

г)  Закупки. Сравнивайте количество товара, указанное в счете поставщика, и реально полученное магазином. Одновременно сопоставляйте цены и общую стоимость заказов. Проверяйте итоговые суммы на документах.

Приемка

Поврежденный товар. Проверяйте полученный от поставщика товар на наличие физических повреждений.

5. Обеспечение безопасности

Сигнализация

Секретная линия. Установите эффективную систему сигнализации, соединенную с контролирующей станцией специальной телефонной линией.

Сейфы

а)  Расположение. Сейф должен находиться либо в хорошо освещенном месте, так, чтобы его было видно снаружи, либо в глубине магазина в безопасном месте.

б)  Безопасность. Обязательно прикрепите свой сейф к полу и подключите его к системе сигнализации.

Входы и выходы

а) Замки. Пользуйтесь замками повышенной надежности.

б)  Безопасность. Установите сигнализацию на все входы в магазин.

Освещение Наружное: Установите яркое наружное освещение.