Принципы оценки соответствия

Категория: Стандартизация, метрология, сертификация

В реальном производстве давно научились увязывать свойства предметов с характером потребностей и отождествлять эти связи с показателями, указанными в технической документации (чертежах, стандартах и технических условиях). Однако учет динамичных показателей, формируемых адаптивными системами, вызывает немало трудностей. Всегда необходимо иметь дифференциальную оценку одного из свойств объекта (например, в ситуации, когда при сравнении двух образцов с целью выбора лучшего из них все остальные свойства одного образца оказываются равными соответствующим свойствам другого).

Под термином «контроль» обычно понимается сравнение полученных значений показателей с запланированными критериями. Систему контроля за принятым решением можно подразделить на несколько видов контроля:

•   предварительный;

•   текущий;

•   заключительный;

•   с обратной связью;

•   по стандартам;

•   по показателям результативности;

•   по показателям допустимых отклонений.

Контроль представляет собой непрерывный процесс, направленный на достижение целей и задач предприятия, который способствует не только обнаружению, но и устранению возникающих в управлении проблем.

Контроль в управлении объективно необходим для успешного функционирования системы, так как его отсутствие приводит к самым непредвиденным социально-экономическим последствиям.

Эффективность системы мониторинга (и контроля, в частности), зависит от правильности выбранного направления деятельности предприятия, наиболее предпочтительного для достижения поставленной цели.

Эффективность контроля зависит от многих факторов, но прежде всего от временного аспекта, на стадии которого осуществляется предварительный, текущий и заключительный контроль, и диапазона контроля, предполагающего организацию контроля по всем фазам управленческой системы контроля (планирование, разработка оргструктур, мотивация и т.д.). В соответствии с данным выше делением системы контроля на отдельные виды контроля направленность и целесообразность проведения предварительного контроля продиктована следующими обстоятельствами.

Основными функциями предварительного контроля можно считать разработку процедур и правил поведения работников в процессе реализации принятых планов. Обязательное выполнение этих правил — условие для всех работников при осуществлении контроля во всех областях деятельности по управлению материально-сырьевыми, финансовыми ресурсами и живым трудом.

Предварительный контроль в управлении живым трудом (людьми) состоит в анализе деловых качеств работников, их профессионально-квалификационных качеств, необходимых для выполнения конкретных функциональных обязанностей.

Предварительный контроль в области управления материально-сырьевыми ресурсами предусматривает предварительный входной контроль всех материально-сырьевых ресурсов, поступающих на предприятие для осуществления производственной деятельности как внутри страны, так и за рубежом по действующим стандартам, тогда как предварительный контроль в области финансовых ресурсов осуществляется путем анализа финансового состояния через бюджет, который предусматривает предельные ассигнования по статьям затрат.

Текущий контроль осуществляется в процессе производственно-хозяйственной деятельности, по всей цепи иерархии управления и направлен на предупреждение возможных отклонений в производственном процессе и возможных трудностей.

В системе контроля важное место занимает система обратной связи, которая позволяет менеджерам всех уровней управления своевременно выявить непредвиденные ситуации и корректировать свои действия, чтобы максимально избежать нежелательных отклонений.

Заключительный контроль в отличие от текущего применяется по результатам производственной деятельности, когда продукция уже изготовлена и нужно только сравнить полученные результаты с требуемыми.

Для процесса контроля необходима разработка определенной процедуры, т.е. выработка стандартов и критериев, анализ реальных результатов и корректирующих мер.

Оценка эффективности системы контроля направлена на достижение управленческих целей, поставленных предприятиями, и производится по следующим фазам:

•   стратегический контроль;

•   контроль с ориентацией на результаты;

•   контроль на соответствие виду деятельности;

•   регулярность и своевременность контроля;

•   гибкость контроля;

•   простота контроля;

•   экономичность контроля.

Стратегический контроль осуществляется исходя из разработанной предприятием концепции на перспективу и является достаточно сложным по отношению к предприятию; он может применяться к отдельным стратегическим областям деятельности.

Контроль с ориентацией на результаты. Суть этого вида контроля состоит в том, чтобы своевременно реагировать на решение стоящих перед предприятием задач на основе собранной информации и действующих стандартов по всем функциям управления с целью принятия конкретных действий.

Контроль на соответствие виду деятельности. Данный вид контроля нацелен на объективную оценку и измерение наиболее важных действий менеджера по отдельным областям его деятельности.

Регулярность и своевременность контроля. Данный вид контроля может быть эффективным при условии, что он проводится регулярно, а главное — своевременно, в зависимости от явлений, происходящих в управлении предприятием. Основной задачей контроля является устранение возникших частных проблем, прежде чем возникнут более серьезные проблемы общего характера.

Гибкость контроля. Данный вид контроля может осуществляться применительно к происходящим в управлении реальным изменениям.

Простота контроля. Каждый из рассмотренных видов контроля должен быть максимально простым, так как простейшие методы контроля требуют меньших усилий по количеству привлекаемых специалистов для проведения контроля, а следовательно, более экономичны по затратам.

Для эффективного контроля в структурном подразделении разрабатываются свои системы контроля применительно к целям и задачам, решаемым предприятием с учетом специфики его функционирования.

Системы, разработанные на предприятии, характеризуются применением чисто своих методов и способов контроля. Система контроля управления производством на предприятии разрабатывается таким образом, чтобы обеспечить оптимальный ритм производства продукции, ее сбыта, правильного формирования запасов сырья, готовых изделий незавершенного производства.

Однако контроль затрагивает не только производственный процесс, но и всю другую многообразную деятельность предприятия:

•   информационную систему, включающую в себя создание вычислительного сектора или сети персональных компьютеров, программное обеспечение;

•   финансы и бухгалтерский учет (дебиторы, кредиторы, учет основных средств производства, налоги, страховка, правовые вопросы и т.д.);

•   внутренние расчеты по предприятию (расчет расходов и стоимость, выручка, рентабельность, анализ отклонений);

•   планирование и доклады (бюджет, отчеты, статистика, капитальные вложения, анализ отклонений, контроль плановых целей и их результатов).

Существует множество других методических подходов к организации контроля. Так, Дж. ОШонесси предлагает три категории систем контроля:

•   системы следящего контроля: они близки системам с открытым контуром тем, что на основании некоторого нормативного прогноза (в том случае, если существует вероятность отклонения предсказанных результатов от цели или нормы) предпринимается корректирующее действие;

•   контроль «да/нет»: при таком подходе, для того чтобы приступить к работе на следующем этапе, необходимо одобрение работы, выполненной на предыдущем этапе, которое зависит от результатов контрольной проверки;

•   система контроля по результатам: заканчивается работа, действие, цикл и т.д., и результаты сравниваются с установленными нормами.

Особое место в системе контроля занимает следящий метод контроля, который основан на определении:

•   перечня результатов, которые желательно получить;

•   нормативных прогнозов или предсказаний результатов путем экстраполяции современного состояния с целью выяснить достижимость желательных результатов;

•   набора индикаторов обратной связи для слежения за развитием процесса, так как один индикатор может недостаточно полно охарактеризовать создавшуюся ситуацию;

•   норм по всем интересующим характеристикам;

•   соответствующего информационного потока;

•   оценки результатов и осуществлении корректирующего действия.

Наглядным примером эффективного контроля может служить система контроля управления качеством продукции, широко используемая фирмами Японии. Повышение качества продукции в Японии — слагаемое усилий менеджеров, конструкторов, технологов, мастеров и рабочих, где менеджеры верхнего уровня управления обеспечивают действенное моральное и материальное поощрение за высокое качество продукции и комфортный морально-психологический климат. Конструкторы и технологи отвечают за использование лучшего мирового опыта, надежных конструкций, высокоточное и надежное оборудование, автоматизацию диагностики при изготовлении продукции. Мастера участвуют в повышении качества продукции за счет применения новых форм организации труда и права принимать самостоятельные решения, вплоть до остановки конвейера. Рабочие — за счет участия в работе «кружков качества» (Япония и ряд других стран). «Кружок качества» — одно из проявлений японского подхода к управлению. В основе деятельности кружков лежат следующие 10 принципов:

•   саморазвитие;

•   добровольность;

•   групповая деятельность;

•   участие всех служащих;

•   применение метода «управление качеством»;

•   взаимосвязь с рабочим местом;

•   деловая активность;

•   взаимное развитие;

•   атмосфера новаторства;

•   осознание важности цели — повышение качества.

Нарушение хотя бы одного принципа ведет к искажению самого понятия «кружок качества» и сбою самой системы.

Успешное осуществление функций контроля за принятым решением практически невозможно успешно реализовать, если для этого не будут созданы необходимые предпосылки на стадии подготовки конкретного решения. В самом решении должно быть предусмотрено, что надо делать, как и в какое время, какими методами оно будет выполнено и кто ответствен за его выполнение.

Первым этапом реализации управленческого решения является серьезная организаторская работа, которая должна предусматривать:

•   четкую формулировку целей и задач исполнителей;

•   предварительное уяснение реальности реализации поставленных задач;

•   создание необходимых условий для выполнения задач;

•   разработку плана организационно-технических мероприятий по реализации решения;

•   организацию непрерывного контроля за реализацией решения.

Система контроля не может функционировать изолированно, она прежде всего направлена на осуществление выполнения конкретных функций управления (планирование, производство, маркетинговая деятельность) и должно предусматривать интеграцию всех видов контроля.