Деловая переписка

Категория: Рекламная деятельность, маркетинг, продвижение товаров

Значительное место в работе коммерсанта занимает деловая переписка. Содержание делового письма мажет быть разнообразным: информация, просьба, предложение, приглашение, поздравление и т.д. Кроме того, письмо может быть инициативным, т.е. направленным по личной инициативе коммерсанта, или ответным, представляющим собой ответ на ранее полученное письмо. Однако не зависимо от содержания существуют общие требования к составлению и оформлению деловых писем.

Общепринятой формой делового письма является следующая. В левом верхнем углу размещается информация об отправителе письма: наименование организации, телефон, факс, номер расчетного счета. Здесь же указывается дата отправления и исходящий номер (номер, под которым письмо зарегистрировано на предприятии). Если письмо направляется в ответ на полученное ранее, то проставляется также его исходящий номер и дата. Далее одной фразой излагается краткое содержание письма (аннотация).

Справа вверху указывается наименование организации, в которую направляется письмо (в именительном падеже), должность фамилия адресата (а дательном падеже) и адрес организации.

Текст письма начинается с вступительного обращения «уважаемый», «глубокоуважаемый», далее следует имя и отчество. Текст письма печатается на одной стороне листа с выделением полей справа 2—3 см и слева 1,5—2 см. Если к письму имеется приложение, например, перечень предлагаемых товаров или проект договора, то после текста письма необходимо указать количество листов и экземпляров приложения.

Вслед за текстом письма располагается подпись: слева — должность подписавшего письма, справа — фамилия с инициалами. Еще ниже указывают фамилию и телефон того, кто подготовил письмо и к кому можно обратиться за разъяснениями.

Образец делового письма

ЗАО «Вектор» Выставочный Центр

195314, Москва, «Экспо—Бизнес»

ул. Нагатинская, 10

 Директору

тел.__г-ну Иванову С. С.

факс __111297, Москва,

р.сч.__ул. Строителей, 29

18.03.99 № 17/08-11 На №_от_

Об участии в выставке

Уважаемый Сергей Сергеевич! Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в № 4 «Торговой газеты», направляем Вам заявку на участие в летней экспозиции Центра.

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Приложение: на 4 л. в 2 экземплярах.

Директор предприятия (Личная подпись) Сидоров Б.А.

Петров 387 09 11

При отправке по почте рекомендуется складывать деловые письма в конверте не более чем в два раза (текстом внутрь). Особо важные письма желательно не сгибать, а отправлять в больших конвертах.

На письма следует отвечать возможно быстрее, не более чем через пять дней. В случае задержки необходимо попросить извинения и объяснить причину несвоевременного ответа.

В настоящее время для отправки деловой корреспонденции все чаще используется факс или Интернет, однако правила оформления делового письма остались прежними.