Инвентаризация и предупреждение хищений товаров на складе

Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков для целей налогообложения, для учета издержек. Практикуются три способа инвентаризации: периодическая, непрерывная и выборочная.

Периодическая инвентаризация - на период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация - инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада.

Выборочная инвентаризация - проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого

фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам.

Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах. Перескакивание из одного склада в другой очень утомительно и ведет к путанице и большим погрешностям.

Методика и правила проведения инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом - «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»

Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвентаризаций. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблюдать за проведением инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

В соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

В случае коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения устанавливаются руководителем организации. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель предприятия приказом.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

На складах бывают хищения товаров, возникающие при их распаковке и упаковке. Кроме того, хищения целых грузовых мест могут быть при доставке груза от поставщика и от перевозчика. Возможны хищения товаров на складе прямо из ячеек в расчете на то, что при большом количестве товаров недостачу обнаружат не скоро. В результате возникают недостачи, по поводу которых долго разбираются между собой поставщики и получатели.

Известны способы хищения и руководителями разного уровня под предлогом отправки образцов на проведение испытаний или анализ. Приписки по сговору с поставщиками якобы закупленного товара, израсходованного затем для внутренних потребностей предприятия - на ремонт помещений или оборудования -также один из способов выкачивания средств из предприятия.

Многие случаи хищений возможны лишь при беспрепятственном выходе с территории склада. Поэтому при наличии риска хищений необходимо вводить личный досмотр сотрудников, проверку их сумок или автомобилей, однако эти меры необходимо закрепить соглашением с профсоюзной организацией или в коллективном договоре.

В большинстве случаев со склада ничего просто так не пропадает; для хищений нужен помощник, имеющий необходимые полномочия. Поэтому кроме подписи кладовщика на приходных и расходных документах должна быть подпись бухгалтера. Комплектовать заказы к отгрузке не должны сотрудники, занимающиеся приемкой товара.

Для противодействия хищениям обязательно документирование всех приобретаемых товаров и материалов, независимо оттого, проходили они через склад или нет.

Во избежание хищений товаров рекомендуется внимательно относиться к списанию материалов и их денежной оценке. Контроль за движением материалов осуществляется начиная с проверки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках складского учета материалов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство, на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в документах на расход материалов (расходные накладные) либо же с суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполнении работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания материалов, поэтому необходима проверка соответствия их расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета материалов следует сверять количество материалов и их отражение в денежной оценке, соответствие цен.

Настоятельно необходимо проводить периодические внезапные контрольные выборочные проверки соответствия запасов тех или иных товаров данным учета. Причем такие проверки должны проводить члены постоянной инвентаризационной комиссии, не работающие на складе.

Во избежание недоразумений и злоупотреблений руководители не должны оставлять никому из работников проштампованных документов, бланков и пустых листов. На всех документах печать ставится на строчках, где предусмотрены подписи руководителя и главного бухгалтера, сразу после текста, во избежание внесения в документ различных дополнений после его утверждения. Выполнение данных рекомендаций позволяет предпринимателю быть уверенным в отсутствии неутвержденных, незарегистрированных документов, незафиксированных операций.

Большая часть расчетов между предприятиями осуществляется безналичным путем, и контроль их необходим, так как злоупотребления возможны и в этой области. Наиболее распространенным из них является краткосрочное кредитование посторонних предприятий за вознаграждение, например бухгалтеру. Кроме того, возможны перечисления денег не по назначению или даже в оплату личных нужд или на счета в Сбербанк (или другие банки) подставных лиц. Во избежание этого бланки платежных поручений необходимо подписывать после их заполнения и проверки оснований на перечисление денег.

Для осуществления контроля проверяют выписки с расчетного счета. Сверяются даты выписок, определяется, все ли они в наличии (на каждой, кроме ее даты, фиксируется дата предыдущей). Кроме того, сверяется соответствие сумм остатков на начало дня последующей выписки с суммой на конец дня предыдущей, которые должны совпадать (т.е. должна присутствовать непрерывная цепочка перечислений). Проверяются также оправдательные документы, соответствие их сумм суммам выписок. При проверке операций по расчетному счету просматриваются книги учета платежных поручений - эти сводные документы должны соответствовать первичным (реквизиты, суммы). Кроме того, должны быть в наличии основания, отражаемые в платежных документах (счета, накладные, акты приемки-передачи, договоры), и суммы их должны также соответствовать перечисленным или полученным суммам средств. Подвергаются контролю и чеки, которыми осуществляются расчеты, к ним тоже должны прилагаться оправдательные первичные документы. Сальдо (остаток) средств на расчетном счете на конец отчетного периода должно соответствовать сумме средств на счете согласно банковской выписке на эту дату, а также разности дебетовых и кредитовых оборотов за отчетный период. Эта величина отражается в активе баланса по строке «Расчетный счет».

При отсутствии контроля над данными операциями, излишнем доверии главному бухгалтеру возможно неоправданное кредитование поставщиков и подрядчиков, что наносит прямой ущерб предприятию. Поэтому следует быть предельно внимательным при акцептовании счетов поставщиков, подрядчиков. При проверке операций с поставщиками и подрядчиками руководитель сверяет суммы оплаченных платежных поручений с суммами соответствующих им счетов, накладных, договоров и других первичных документов, при этом форма расчетов должна соответствовать форме, определенной в договоре. Кроме того, сверяются основания на перечисление средств, количество товара или объемы работ, услуг, отраженные в платежных, первичных документах. При несоответствии товаров, работ по количеству, качеству проверяются акты. Так как данный учет ведется по каждому предъявленному счету, а при расчетах плановыми платежами -по каждому поставщику и подрядчику, то по бухгалтерским регистрам можно судить о задолженности конкретно каждому поставщику, подрядчику. В случае отсутствия контроля над операциями с заработной платой могут быть случай завышения начисленных сумм выплаты подставным лицам, а также возможны злоупотребления при выдаче денег. Их можно предотвратить, если сверять основания с начисленными суммами, подписывать ведомость к оплате после полного ее заполнения с указанием общего итога выплачиваемых средств.

Товары, списанные на ликвидацию как негодные к использованию, могут стать средством обогащения некоторых лиц. Во избежание этого рекомендуется на предприятии в обязательном порядке создать инвентаризационную комиссию, в обязанности которой кроме проведения инвентаризаций входит определение стоимости материалов при их ликвидации, целесообразность ликвидации Необходимо подписывать акты приемки-передачи, ликвидации материалов, предварительно ознакомившись с заключениями инвентаризационной комиссии по этому поводу или договорами на приемку, покупку, продажу данных объектов, а также осуществлять текущий контроль за данной областью учета, создавать условия, определяющие невозможность хищений.

Во избежание хищений малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), неправомерного списания их на производство непосредственно или за счет износа необходимо следить за нормами расхода, а также утверждать акты ликвидации после ознакомления с заключениями инвентаризационной комиссии.

В целях обеспечения сохранности МБП на предприятии должен быть организован контроль за их движением. Для этого используются карточки учета МБП, личные карточки учета спецодежды, спецобуви, в которых фиксируется их приобретение по некоторой стоимости, начисление износа, отнесение в подотчет ответственного лица, списание по какой-либо причине. Кроме того, списание МБП оформляется актом, подписываемым руководителем. Суммы в денежном выражении всех поступающих за какой-то период МБП должны быть равны суммарной стоимости стельных МБП, отражаемых в карточках по их учету.