Отгрузка товаров со склада
При отгрузке товаров со склада в целях сохранности количества и качества поставляемой продукции, создания условий для своевременной и правильной приемки ее по качеству предприятия-изготовители (отправители) обязаны обеспечить:
-строгое соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных мест;
-точное определение количества отгруженной продукции (веса, количества мест-ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т.п.);
-отгрузку (сдачу) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами (эталонами);
-при отгрузке продукции в упакованных или затаренных местах - вложение в каждое тарное место предусмотренного стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, иными обязательными правилами или договором документа (упаковочного ярлыка, кипной карты и т.п.), свидетельствующего о наименовании и количестве продукции, находящейся в данном тарном месте;
- четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве и т.п.), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции ее фактическому качеству и комплектности;
- четкое и ясное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству, своевременную отсылку этих документов получателю в установленном порядке;
- своевременную отсылку документов, удостоверяющих качество и комплектность продукции, получателю - эти документы высылаются вместе с продукцией, если иное не предусмотрено основными и особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами или договором;
- строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями;
- систематическое осуществление контроля за работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением отгрузочных и расчетных документов на нее,
Продукция, не прошедшая в установленном порядке проверку по качеству, а также продукция, отгрузка которой была запрещена органами, осуществляющими контроль над качеством продукции, и другими уполномоченными на то органами, поставляться не должна.
В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями, другими обязательными для сторон правилами и договором, изготовитель (отправитель) обязан при отгрузке (сдаче) продукции в упакованных или затаренных местах вложить в каждое тарное место документ, свидетельствующий о наименовании и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте.
Отправитель обязан на каждое место составить подробный упаковочный лист в котором указывается перечень упакованных товаров, их номер по каталогу или артикул, количество, номер места, вес брутто и нетто, наименование поставщика и получателя.
Один экземпляр упаковочного листа в непромокаемом конверте вкладывается в ящик или коробку вместе с товаром. Второй экземпляр в непромокаемом конверте, покрытый жестяной или пластиковой пластинкой, прикрепляется к наружной стенке ящика или коробки. Третий экземпляр прилагается к сопроводительным документам.
Ящики или коробки нумеруются дробными числами, причем числитель будет означать порядковый номер ящика, а знаменатель-общее количество мест в партии.
Продавец несет ответственность перед покупателем за порчу товаров вследствие некачественной или ненадлежащей упаковки, а также за убытки, связанные с засылкой товаров не по адресу вследствие неполноценной или неправильной маркировки.
На основании листа комплектации и упаковочных листов печатается отгрузочная спецификация, прикладываемая к счету-фактуре.
Грузовые места подлежат маркировке в соответствии с требованиями стандартов и технических условий.
Отгрузка товаров со склада включает операции:
- обработка заказов по наличию товаров на складе;
- отбор товаров с места хранения;
- перемещение товаров в зону комплектования заказов;
- комплектование заказов и упаковка товаров - укладка в тару, формирование грузовых мест;
-оформление упаковочных листов, закладка их в грузовые места и крепление на грузовых местах;
- закрытие грузовых мест, обтягивание их металлической или пластиковой лентой;
- маркировка грузовых мест;
- формирование грузовых модулей - пакетирование грузовых мест на поддонах;
- перемещение грузовых модулей в зону погрузки;
-загрузка контейнеров, автомобилей, железнодорожных вагонов;
- оформление транспортной накладной.
Задача склада - организация эффективной деятельности. Критерии эффективности - полное или почти полное удовлетворение заказов по номенклатуре, обеспечение срочных отгрузок в течение суток за пределы области, в течение полусуток - в пределах области. Несрочные отгрузки - в срок не более 3 дней.
Поставщикам удобнее получать крупные заказы с длительными фоками поставок и регулярно. Заказчикам удобнее не иметь запасов и получать товары при конкретной необходимости сразу. Эти противоречивые устремления примиряют путем установления высоких скидок на крупные заказы с месячными и недельными сроками поставок и заметно меньших скидок - на срочные заказы. Для обеспечения равномерной загрузки персонала склада заявки подразделяются на два вида: заявки, которые не должны быть мелкими (несрочные), и заявки, которые не должны быть крупными (срочные).
Срочные заявки принимаются до 11 или 12 часов с поставкой в тот же день. Поступившие заказы немедленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упаковывают. Отгрузка по срочным (а вместе с ними, если готовы, и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется во второй половине дня с помощью автомобилей перевозчиков или получателей.
Заявки, поступившие после 11-12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется: для заявок, поступивших до 11 часов любого дня, заказ выполняется в тот же день, для поступивших после этого часа - на следующий. При этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок. Для более удобного планирования отгрузок можно принять на вооружение практику развитых стран. Сроки отгрузок по несрочным контрактам и заказам устанавливаются в виде указания порядкового номера недели, в течение которого товар обязательно будет отгружен поставщиком. Например, если в контракте или в подтверждении заказа упомянуто, что срок отгрузки - 14-я неделя, это значит, что товар будет отгружен точно в первую неделю апреля, в один из пяти рабочий дней За рубежом даже выпускают деловые календари с нумерацией недель.
Комплектовщики или другие сотрудники склада получают лист комплектации (маршрутную карту) и производят отбор товаров с мест хранения. Комплектовочный лист необходимо печатать таким образом, чтобы перечень товаров был составлен не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания адресов хранения. Это значительно ускоряет отбор товаров. При механизированном отборе на крупных складах груз, спакетированный на поддоне, снимается штабелером с места укладки и перемещается в зону комплектации партий товаров.
Ручная отборка при отпуске небольшого количества товаров выполняется с укладкой на ручные тележки, которые доставляют груз в зону комплектации.
На очень крупных складах применяется технология отбора товаров на складе без использования отборочного листа. Отборщик пользуется компьютерным терминалом типа ноутбук. Обмен данными между терминалом и сервером может быть организован либо посредством дискет, либо по радиоканалам. Обмен информацией по радиоканалам более оперативен и применяется в системах с высоким количеством экстренных заказов. Сервер может прерывать процесс отбора товаров по текущим заказам и потребовать выполнения приоритетного заказа.
Применение портативных терминалов позволяет проводить инвентаризации без остановки работы склада. Если отборщик закончил отбор товаров и у него имеется свободное время, то на терминале выводится задание - провести инвентаризацию товаров в определенной ячейке стеллажа в ближайшем к отборщику проходе. Использование портативных терминалов позволяет организовать учет работы каждого отборщика по производительности труда, качеству работы, использованию рабочего времени и др.
После отбора товара и выяснения возможных проблем (например, нехватки товара, требующей корректировки отгрузочных документов) партию товара упаковывают.
Взаимодействие участников процесса отгрузки
С момента заключения контракта на поставку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей отгрузки этих товаров со склада по конкретным специфицированным заказам.
Комплекс операций включает работу:
— со службой продаж;
— с покупателями;
— с перевозчиками;
— со службами хранения, контроля и упаковки;
— с экспедицией;
— с грузовой службой.
Службы, участвующие в отгрузке
Служба | Специалисты и функции |
1 | 2 |
Логистическая служба | Управление логистическими процессами. Логистика внешних операций. Логистика внутренних операций |
Служба хранения | Отборщики (комплектовщики) |
Служба контроля | Товароведы, контролеры, лаборатория, служба испытаний, служба образцов и стандартов |
Служба упаковки | Упаковщики, грузчики, технологи |
Служба документирования | Оформители товаросопроводительных документов |
Экспедиция | Взаимодействие с перевозчиками, поставщиками и получателями. Взаимодействие с цехами, отделами |
Грузовая служба | Диспетчеры, начальники смен, бригадиры, грузчики, стропальщики, такелажники. Технолог грузовых работ |
Гараж ПТО | Водители и операторы машин. Ремонтный цех. Ремонт и обслуживание техники |
Работа со службой реализации состоит в разработке регламента обработки заказов покупателей, форм и сроков предоставления заказов. Служба реализации должна включать информацию о регламенте, формах и сроках предоставления заказов в контракты на поставку товаров. Логистическая служба должна организовать передачу без задержек и ошибок службе продаж в день завершения отгрузок:
— информации о партиях товаров, которые сданы перевозчикам,
— физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки и т. д. для высылки уведомлений об отгрузке заказчикам;
— комплект товаросопроводительных документов для выставления счетов.
Работа с покупателями — на доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и уточнять с покупателями инструкции по отгрузке.
Работа с перевозчиками заключается в согласовании места, времени и способа погрузки партий товаров, а также порядка сдачи груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий, сопровождения грузов.
Организация сопровождения грузов включает следующие обязательные моменты:
— резервирование площадей для временного размещения груза в ожидании погрузки;
— планирование технических средств и рабочей силы для погрузки;
— организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг партнеров-перевозчиков;
— контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;
— контроль прохождения грузов по маршруту доставки — через известные пункты в пути следования, пункты перевалок на другие виды транспорта, погранпункты и таможни;
— контроль получения оригиналов всех необходимых транспортных документов.
Работа со службой хранения заключается в разработке процессов отбора и комплектации товаров, контроле исполнения и корректировке технологии отбора.
Работа со службой контроля количества и качества отгружаемой продукции состоит в разработке инструкций по контролю, последовательности операций, подготовке документации, порядка действий при обнаружении отклонений.
Работа со службой упаковки состоит в согласовании методов выбора изготовителей упаковки и тары, методов организации процессов упаковки при отгрузках.
Работа с грузовой службой заключается в разработке графиков работ, ремонтов техники, в согласовании необходимой технологии перемещения грузовиков при прибытии под погрузку, состава рабочих бригад для погрузки отправляемых партий и для перемещения грузов.
Проектирование процессов отгрузки
Обеспечение отгрузки
Отгрузка товаров в полном соответствии с контрактами по количеству, качеству и комплектности — ответственная процедура, небрежное исполнение которой приводит к недостачам, повреждениям, некомплектности или снижению качества товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому организация отгрузки заказанных товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.
Элементы обеспечения отгрузки:
— набор оптимально необходимых площадей для комплектации, упаковки, погрузки товаров;
— комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для комплектации, упаковки, погрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;
— условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;
— технология грузообработки;
— технологические инструкции для процессов отбора, комплектации, упаковки и погрузки различных товаров;
— структура и алгоритмы бизнес-процессов управления отгрузкой;
— методики проверки качества товаров;
— компьютерные программы;
— должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в отгрузке;
— формы документов, получаемых в результате отгрузки;
— положения о подразделениях, участвующих в отгрузке;
— управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;
— планирование: планы продаж, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.
В практике существуют варианты обработки отгружаемых товаров:
— отгрузка товаров по контрактам с длительными сроками поставок, установленными договорами;
— отгрузка товаров на условиях “точно в срок” по утвержденным графикам;
— срочные отгрузки по срочным заказам;
— отгрузки внутри предприятия.
Самые трудные в организации — срочные отгрузки. Запланированные отгрузки и регулярные отгрузки на условиях “точно в срок” позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.
Требования к компьютерной системе
При помощи компьютерной системы необходимо:
— автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;
— построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;
— объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;