Требования к компьютерной системе склада
Современный бизнес чрезвычайно динамичен, и в соответствии с его потребностями меняются вопросы организации оперативного учета, планирования и контроля. Руководители фирм и подразделений нередко плохо представляют себе возможности компьютеризации, которая во многих компаниях выполнена пока только на уровне механизации операций для некоторой части деятельности. В то же время заказчики, не имея необходимых знаний, не могут должным образом поставить задачи для разработки компьютерных систем.
Ниже перечислены требования, которые следует предусматривать при выборе и адаптации или при разработке и развитии компьютерной системы склада.
Система должна обеспечивать:
• формирование любой схемы организации сбыта (оптовая торговля со склада, торговля по заказам, розничная торговля);
• контроль процесса исполнения заказов, графиков доставки и оплаты, состояния товарных запасов, взаиморасчетов и другой информации, необходимой для эффективной работы с клиентами;
• поддержку стандартов автоматизации документооборота. Это означает, что программы реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес-правилам организации и сообщают о необходимости выполнения тех или иных операций.
Управление потоком снабжения и сбыта путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками предприятия включает:
- формирование процесса снабжения-сбыта в единый информационный поток на основе современных методологий с обеспечением динамического балансирования производства, продаж и закупок;
- управление сквозным планированием снабжения-сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);
- автоматическое включение входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;
- автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;
- поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация и разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;
-автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую - для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;
- множественные налоговые схемы для автоматических расчетов налогов - каждому товару и услуге ставятся в соответствие налоговые схемы прихода и расхода;
- поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранений;
- возможности применения при расчете себестоимости товара методов «среднее», «скользящие среднее», «ЛИФО», «ФИФО»;
- распределение товара по партиям вручную;
- учет неотфактурованных поставок.
Заказы:
- объем полученных заказов;
- объем просроченных заказов;
- количество позиций в невыполненных заказах;
-динамика состояния невыполненных заказов;
- степень удовлетворения спроса по номенклатуре;
- динамика степени удовлетворения спроса по месяцам;
-сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Запасы:
- количество позиций на складе;
- оборачиваемость;
- динамика оборачиваемости по месяцам;
- сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Запасы по категориям товаров:
- количество позиций;
- оборачиваемость;
-динамика оборачиваемости по месяцам;
- сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Срочные поставки в заказах на пополнение склада:
- процент количества позиций, заказанных срочно;
- процент стоимости позиций, заказанных срочно;
-динамика изменения доли срочных поставок по количеству позиций;
-динамика изменения доли срочных заказов по стоимости;
- сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Неликвиды:
- количество неликвидов по номенклатуре;
- стоимость неликвидов;
-динамика состояния ликвидации неликвидов;
-сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Рентабельность:
- процент валового дохода;
- процент валового дохода с 1 служащего в месяц;
- сравнение этих данных с планом-заданием и прошлым годом.
Загрузка персонала:
- ежедневное количество и стоимость полученных позиций;
- ежедневное количество и стоимость отгруженных позиций;
- количество и стоимость возвращенных позиций;
- количество и стоимость поврежденных и несоответствующих позиций;
- ход выполнения инвентаризации;
-ежедневное количество и стоимость полученных и отгруженных позиций на 1 рабочего - загрузка;
-динамика загрузки по месяцам;
- сравнение этих данных с планом и прошлым годом.
Материальный учет должен обладать широким спектром
возможностей как конкурентоспособное средство высококлассного обслуживания заказчиков и снижения накладных расходов при проведении товарных операций. В связи с этим необходима мощная система управления складом, включающая электронный обмен данными, работу со штрих-кодами и технологию складского радиообмена.
База данных должна обеспечивать:
-хранение каталожных, серийных и иных номеров, изображений, спецификаций или схем товаров,
- несколько вариантов единиц измерения;
-накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т.п.;
- просмотр состояний запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;
- выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;
- создание наборов, состоящих из нескольких товаров;
-указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;
- неограниченное число замен товаров с учетом цены;
- предложение замены при отсутствии товара на складе;
- определение инструкции о месте доставки;
- конкретные указания/сообщения на накладной/счете;
-дробные количества (меры) товаров в заказе;
- распознавание штрих-кодов;
- возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;
- возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.
Параметры складского учета должны включать:
- код, наименование и размеры товара;
- несколько возможных единиц измерения;
- штриховой код;
- вторичные коды, идентифицирующие товар;
- неограниченное число замен товара;
- неограниченное число аналогов товара;
- вызов товара по коду заказчика или поставщика,
- коды товара у различных заказчиков;
- коды товара у различных поставщиков;
-оригинальный код товара у производителя;
- отслеживание партий товара;
- отслеживание серийных номеров товаров;
-формирование наборов товаров для реализации,
- указание основного и дополнительного адреса на складе;
- возможность включения товара в отложенные заказы.
Неограниченное число групп товаров:
-товарные группы;
- группы при ценообразовании;
- группы для анализа продаж;
- группы по начислению комиссионных;
- группы по стоимости;
- группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;
- группы для производства;
- группы по бонусам и комиссионным;
-группы по таможенным пошлинам;
- группы по способу доставки;
- параметры для закупок;
- экономичное количество в заказе;
- время поставки;
- минимальный/максимальный запас на складе;
- пути восполнения запасов.
Параметры ценообразования:
- до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товаров, от группы товаров;
-комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;
- коды налогообложения. Параметры для бухгалтерского учета:
- неограниченные возможности привязки к счетам главной книги для проведения товарных операций;
- использование различных методов определения стоимости:
а) средневзвешенная стоимость;
б) последняя стоимость;
в) нормативная стоимость.