Управление движением товаров на складе

Потребителям выгодна такая организация работы поставщика, которая обеспечит получение товара в нужное время, в нужном месте, в требуемом количестве и состоянии при наименьших затратах.

Задачи логистики - сокращение сроков прохождения товаров по товаропроводящим каналам и минимизация затрат на всем пути движения товарных потоков при максимально высоком уровне обслуживания посредников и конечных потребителей. Те же задачи решаются и для каждого звена центральных, региональных, дистрибьюторских и дилерских складов. Выполнение этих задач значительно повышает конкурентоспособность и прибыль предприятий - участников канала.

По степени ориентации на потребности рынка известны три вида систем продвижений товаров по каналам сбыта.

В тянущих системах товары отгружаются поставщиками по мере поступления на основании текущих заказов оптовых и розничных сбытовых звеньев. Стратегия сбыта в таких Системах направлена на стимулирование спроса на товары в розничном торговом звене.

В толкающих системах товары отгружаются поставщиками в оптовые и розничные звенья по заранее согласованному жесткому графику на основании предварительных долгосрочных заказов оптовых и розничных сбытовых звеньев, скорректированных поставщиками. Стратегия сбыта в этих системах направлена на предварительное, опережающее спрос формирование запасов в оптовых и розничных сбытовых звеньях.

В системах «Точно в срок»(just in time, JIT) товары отгружаются по заранее согласованному графику, в заранее согласованных номенклатуре и количествах. Стратегия сбыта в таких системах ориентирована на розничную торговлю без страховых запасов. Самый наглядный пример - хлебные магазины, ежедневно покупающие ровно столько товара, сколько нужно для работы в течение одного дня.

При комбинировании систем большая часть поставок осуществляется на основе предварительных долгосрочных заказов, меньшая часть - по срочным заказам, а отдельные наименования - точно в срок.

Во многих случаях увеличение скорости движения товаров в канале сбыта достигается за счет применения электронного обмена данными в режиме реального времени. Подобный обмен предполагает компьютерные связи (прямые или через Интернет) между членами канала - изготовителями, дистрибьюторами, дилерами и обслуживающими предприятиями - банками, перевозчиками, экспедиторскими фирмами, страховыми компаниями. Участники электронного обмена размещают или подтверждают заказы, оплачивают поставки, заказывают транспортные средства, обмениваются информацией относительно клиентов, товаров в пути, финансирования, платежей, страхования и т.д. Обмен информацией позволяет партнерам действовать быстро и скоординированно. Информация используется для снижения издержек и улучшения обслуживания клиентов.

Наибольшей скорости движения и оборачиваемости товаров достигают при применении системы поставок «Точно в срок», при которой товары не хранятся ни в одном звене сбытовой це почки. Однако такая система поставок требует тесного сотрудничества, жесткого контроля и постоянного напряжения персонала при монотонной работе.

Логистика складской обработки товаров предусматривает оптимизацию:

- закупок,

- доставки закупленных товаров;

- процесса разгрузки товаров;

-приемки по количеству и качеству;

-учета прихода, расхода и наличия товаров;

- контроля наличия;

- претензионной работы;

- размещения товаров,

- операций обеспечения условий хранения;

- контроля качества хранимых товаров;

- управления запасами;

- обработки заказов;

- обслуживания заказчиков;

- процессов упаковки;

- организации отгрузок;

- доставки отгруженных товаров перевозчикам или заказчикам;

- планирования и диспетчеризации работ;

- маршрутов перемещений грузов внутри и вне склада;

- использования помещений;

- выбора и использования оборудования и оргтехники;

- подготовки и расстановки кадров;

- количества и видов используемой информации;

- закупок расходных, упаковочных, эксплуатационных материалов.

Более эффективным способом оптимизации движения товаров является настройка компьютерных информационных систем на сбор и анализ данных из всех звеньев цепи распределения товаров для обнаружения слабых мест в организации их движения.

Скорость движения товаров в системах сбыта увеличивается и за счет предварительных заказов клиентов на товары.

Для ускорения движения внешних грузопотоков (входящих и исходящих) необходима эффективная организация экспедиторской службы, которая должна быть активным проводником груза от поставщиков до склада и от него до получателей.

Экспедиторская служба - посредник между складом и перевозчиками. Ее успешная работа возможна при хороших контактах с сотрудниками службы продаж и склада, с заказчиками и перевозчиками.

Этой службе необходима постоянно контролируемая база данных о транспортных предприятиях и их услугах, наличие диспетчеров по организации и контролю автомобильных, железнодорожных, морских и речных, а также авиационных и почтовых отправок, а при необходимости - своих экспедиторов на складах поставщиков.

Когда интенсивность оборота товаров высока, процесс эксплуатации разгрузочных и погрузочных мощностей склада должен быть тщательно спланирован, чтобы обеспечить достаточную пропускную способность и избежать «завалов» товаров в зонах приемки и отгрузки.

Очевидно, что эта задача может быть решена лишь при хорошей организации складских работ и их удовлетворительном техническом обеспечении.

Четкая организация сопровождения поступающих грузов включает следующие обязательные моменты:

- оперативный контроль готовности поставщиков к поставке заказанных складом партий товаров;

-содействие поставщикам, при необходимости, в организации перевозок - выборе перевозчиков, выборе транспортных средств, фрахтовании судов и т.п.;

- организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг своих партнеров-извозчиков;

- требование от поставщиков своевременной высылки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т.д.). Требование предварительного направления копий документов факсом или электронной почтой;

-контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;

- контроль прохождения грузов по маршруту доставки -через известные пункты в пути следования, через пункты перевалок на другие виды транспорта, через погранпункты и таможни.

Организация разгрузки и приемки поступающих грузов включает следующие основные действия:

- заблаговременные запросы информации от службы закупок об ожидаемых поступлениях товаров;

- контроль получения оригиналов всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия, транспортная накладная и т.д.);

- определение размеров партий по количеству мест, весу, объему, номенклатуре и количеству товаров;

- планирование сроков завоза товаров на склад;

- резервирование площадей для временного размещения и приемки груза;

- планирование технических средств и рабочей силы для разгрузки;

- планирование сроков, технических средств и рабочей силы для приемки товаров по количеству и качеству;

- заблаговременное приглашение сторонних специалистов для контроля качества (если нет штатных);

- планирование технических средств и рабочей силы для размещения принятых товаров по местам хранения немедленно после приемки;

- приемка товаров и размещение их по местам хранения;

- подготовка документации для оприходования товаров, ввод информации в базу данных в день приемки;

- подготовка актов приемки при недостачах или браке в порученных партиях, претензий по количеству и качеству.

Организация оперативной отгрузки отправляемых товаров включает следующие операции:

- контроль комплектации партий по заказам;

- контроль упаковки, формирования грузовых мест;

- требование от службы продаж заблаговременной информации о согласованных с заказчиками условиях доставки товара;

- требование от службы продаж и склада своевременной подготовки всех необходимых товаросопроводительных документов (счет-фактура, товарно-транспортная накладная, упаковочные листы, сертификат соответствия и т.д.);

- предварительное планирование перевозок (выбор перевозчиков, транспортных средств, необходимых услуг);

- заблаговременный заказ транспортных средств перевозчиков или резервирование собственных транспортных средств;

- прием готовых к отгрузке партий груза от службы упаковки и комплектации с товаросопроводительными документами;

- проверка соответствия тары, упаковки и маркировки для отправки груза на запланированном транспортном средстве;

- контроль подачи транспортных средств под погрузку;

- погрузка партий товара;

- контроль производительности труда грузчиков;

- оформление транспортных документов;

- передача комплекта товаросопроводительных и транспортных документов службе продаж для выставления счета;

- высылка получателям извещений об отгрузке товаров;

- контроль прохождения грузов по маршруту доставки через известные пункты в пути следования, пункты перевалок на другие виды транспорта, погранпункты и таможни;

-запрос получателей о поступлении к ним грузов;

- после получения подтверждений заказчиков о поступлении груза - снятие соответствующих отправок с контроля.

Безусловно, необходима высокая исполнительская дисциплина сотрудников всех служб, участвующих в разгрузке и приемке, а также подготовке и отправке партий товаров.

Основным критерием эффективного управления перевозками является отдача, полученная от затрат на перевозки.

Авиа- и автоперевозки закупленных товаров быстрее других способов - значит, при их использовании можно хранить на складе меньшие объемы запасов. Эти способы доставки более удобны, надежны, а при авиаперевозках невелика вероятность кражи и порчи товара.

Перевозки по железной дороге, морем и речным транспортом гораздо дешевле, что выгодно для перевозок крупных партий товаров. К тому же скидки при закупке большого количества товаров могут быть значительными. Сроки перевозок и сохранность товаров не всегда гарантированы, не к этому можно приспособиться, наладив претензионную работу.

Предпочтительно пользоваться услугами экспедиторских фирм, предоставляющих полный набор услуг разнопрофильных транспортных предприятий и услуги по смешанным перевозкам, которые объединяют в себе преимущества отдельных видов транспортировки. В этих условиях разные способы перевозки уже не являются незаменимыми.